كيفية كتابة رسالة ادارية أو رسمية مع نماذج رسائل و خطابات جاهزة

ليس هنالك طريقة واحدة لكتابة رسالة رسمية أو ادارية و لكن هنالك بعض العناصر المشتركة ما بين معظم الرسائل الادارية كما كم سنوضخ لكم هنا.

تتألف الرسالة الرسمية من ستة عناصر:
أولا: اسم و عنوان المستلم و المرسل بالاضافة الى التاريخ
ثانيا: الموضوع
ثالثا: التحية
رابعا: المقدمة
خامسا: المضمون أو النص
سادسا: الخاتمة

في ما يلي سوف نشرح كيف تتم صياغة كل جزء من هذه الأجزاء

أكتب اسمك و عنوانك و رقم هاتفك في مطلع الرسالة حتى يعرف القارئ كيفية التواصل معك في حال أراد الرد على رسالتك. اذا كان مستلم الرسالة شخص مهم ذو مركز مرموق مثل وزير أو مسؤول حكومي، فمن المستحسن ترك اسمك و بياناتك الى آخر الرسالة و ذلك من باب الاحترام. أما إذا كان المستلم مديرك و مدير توظيف أو في مركز قريب منك فلا بأس من ذكر بياناتك في مطلع الرسالة. بعد ذلك، أذكر اسم و مركز و عنوان قارئ الرسالة. هنالك أمثلة جاهزه كثيرة في الأسفل فلا تقلق.

أذكر موضوع الرسالة بخط كببر في منتصف الصفحة. مثلا: "رسالة طلب توظيف" أو "طلب استرحام" أو ما شابه.

بما أن الرسالة ذو صفة رسمية فيجب على على التحية أن تكون رسمية أيضا. إذا كنت تعرف إسم مستلم الرسالة فتوجه له أو لها بالإسم. فقم بإستخدام عبارات مثل "السيد أحمد عبدالله المحترم" أو "سعادة الوزير نايف الأكرم" أو "السيدة وفاء الشعري المحترمة". إذا كنت لا تعرف إسم مستلم الرسالة، فقم بذكر المركز الوظيفي أو المنصب، مثلا: "سعادة وزير الشؤون الإجتماعبة" أو "حضرة رئيس قسم التوظيف". يمكنك أيضا الدمج ما ببن اﻹسم و اللقب في وقت واحد، مثلا: "حضرة رئيس قسم الموارد البشربة السيد نايف خلفان".

تختلف طريقة كتابة مقدمة الرسالة حسب الموضوع. إذا كان الموضوع ذو صفة شخصية مثل طلب عمل أو طلب مساعدة أو تقديم شكوى، فقم بالتعريف بنفسك في مقدمة الرسالة. مثلا: "إسمي محمد وصيف، مهندس مدني من أكثر من عشر سنوات و أنا أبحث عن فرصة عمل في شركتم الموقرة" أو "إسمي خالد الشيخ، مواطن ذو دخل محدود، أتلمس عطفكم في تأمين مسكن لي و لعائلتي في مشروع السكن الجديد". كما لاحظت، كل ما عليك فعله في الفقرة الأولى هو التعريف بنفسك و ذكر طلبك أو الهدف الرئيسي من رسالتك. أما إذا كان الخطاب بشكل و ليس بصفة شخصية بأدخل بالموضوع مباشرة من دون مقدمات.

بعض أن قمت بالتعريف بنفسك و بالهدف من رسالتك في المقدمة، الآن حان الوقت للدخول بالتفاصيل. قم بسرد جميع المعلومات المتعلقة برسالتك و تحديد المطلوب بالتحديد. حاول أن تصل إلى نتيجة من المراسلة الأولى من دون أخذ و رد. سنقوم بعرض عدة أمثلة للإيضاح.

إذا كان مستلم الرسالة شخص ذو منصب مهم، فمن المتعارف عليه توجيه الكلام بصيغة الجمع و ليس المفرد و ذلك من مبدأ الاحترام و التقدير. مثلا أكتب "أتمنى منكم مساعدتي" بدل "أتمنى منك مساعدتي" أو "ما عرفنا عنكم سوى طيبة قلبكم و حبكم لمصلحة المواطنين" بدلا من "ما عرفنا عنك سوى طيبة قلبك و حبك لمصلحة الشعب". حرية اختيار طريقة توجيه الكلام تعود لك.

كما هو الحال في المقدمة و النص، تختلف الخاتمة حسب الموضوع. بشكل عام قم بشكر القارئ على وقته و اهتمامه بااموضوع متمنيا منه أن يأخذ طلبك في عين الإعتبار. مثلا: "أشكرك على وقتك و اهتمامك بالموضوع المذكور أعلاه و أتمنى أن تستطيع أن تعالج هذه المشكلة في أسرع وقت ممكن و لكم جزيل الشكر". أيضا أطلب منه أن يتصل بك في حال كان لديه أي استفسار أو سؤال.

لا تختلف طريقة كتابة الايميل الرسمي كثيرا عن طريقة كتابة الرسالة، ففي الايميل ليس هنالك من داعي لذكر بياناتك في مقدمة الرسالة، فقط أدرج بياناتك في أسفل الرسالة كجزء من التوقيع. كما أن لا داعي لذكر الموضوع في البداية لأنه هنالك خانة مخصصة لذلك أساسا في كل ايميل. عدى عن ذلك ليس هنالك من تغيير و كل مل ينطبق على الرسالة ينطبق على الايميل.

حضرة رئيس قسم التوظيف في وزارة الخارجية السيد محمد عبد الله المحترم،

تحية و بعد،

أرسل لكم هذه الرسالة طالبا منكم مساعدتي في ايجاد فرصة عمل تتوافق مع مؤهلاتي العلمية و خبرتي الطويلة في مجال [الهندسة مثلا] و ذلك رغبة مني في العمل لدى جهة حكومية و خدمة بلدي و أبناء وطني.

لقد حاولت الالتحاق بكثير من دفعات التوظيف لدى وزارتكم المحترمة و لكن من دون جدوى رغم حماسي و الشديد، و لولا جديتي المطلقة لما كنت أرسلت لحضرتكم هذا المعروض. مرفق مع هذه الرسالة نسخة من سيرتي الذاتية التي سوف تنال إعجابكم بإذن الله.

و لكم جزيل الشكر و الإمتنان