نموذج رسالة اعتذار
كيفية كتابة رسالة اعتذار
أولا التحية
ابتدأ الرسالة بالتحية الرسمية المناسبة. مثلا يمكنك استخدام عبارة "السيد محمد النايف المحترم" أو "حضرة السيدة وفاء العطار المحترمة". دائما أكتب الإسم الكامل للمستلم إذا كان اعتذار رسمي. في حال كان خطاب الاعتذار شخصي فلا بأس من استخدام الاسم الأول فقط.
ثانيا: المقدمة
إذا كانت الرسالة ردا على شكوى فقم بإخطار المستلم بأنك استلمت رسالته و أن هذه الرسالة هي رد عليها. يمكنك مثلا استخدام عبارة "لقد استلمنا الشكوى التي تقدمت بها بتاريخ كذا و نحن آسفون جدا على ما حصل" أو مثلا "هذه الرسالة هي ردا على الشكوى التي تقدمت بها بتاريخ كذا". إذا كان خطاب الاعتذار ليس ردا على شكوى بأدخل بالمضمون مباشرة.
ثالثا: الإعتراف بحصول خطأ
قدم اعتذارك على الخطأ أو سوء المعاملة أو سوء التفاهم الذي حصل. أوضح للمستلم تفهمك للضرر الذي حصل و أنك لا تقبل به على الإطلاق. من المهم جدا أن يعرف متلقي خطاب أو رسالة الاعتذار أنك تتفهم الموقف و أنك مستعد لتحمل المسؤولية حتى و لو كان لا علاقة لك مباشرة بالسبب. لا تقلق، سوف يتنسى لك في الفقرة التالية شرح الأسباب و الحلول و ايضاح الموقف و لكن يجب تبيان تفهمك للضرر قبل أي شيئ.
رابعا: شرح الموقف و الأسباب
بعد أن قمت بالاعتراف بحصول خطأ في الفقرة السابقة، الآن حان وقت شرح الموقف و تعليل الأسباب. حاول قدر الإمكان إعطاء سبب منطقي للخطأ. بعد الأخطاء يمكن أن تكون خارجة عن الإرادة و لا يمكن توقعها أو السيطرة عليها مثل الطقس مثلا، إذا كنت تعمل في خدمات التوصيل و تأخرت على أحد العملاء بسبب الطقس. بعد الأخطاء تكون بسبب خطأ طرف ثالث، مثلا إذا كنت تقدم خدمات تصليح للسيارات و الشركة المزودة لقطع الغيار لم تسلم الشحنة في الوقت الصحيح. حاول قدر الإمكان إلقاء اللوم على عوامل خارجية لتخفيف عبء المسؤولية عنك.
خامسا: التسوية و التحسين
هذه هي الفقرة التي ينتظرها المتضرر. تذكر أن المتضرر لا تهمه الأسباب أو أي شيئ آخر، كل ما يريد معرفته هو شيئين: أولا كيف سوف تقوم بإصلاح الخطأ أو حل المشكلة و ثانيا ماذا ستفعل كي تضمن عدم تكرار هذا الخطأ مرة ثانية. و هذا مع عليك كتابته هنا. ليس كل الأخطاء يمكن إصلاحها (إلغاء رحلة طيران مثلا) و لكن يمكن دائما إيجاد طريقة ما للتعويض، تعويض معنوي (اعتذار و اعتراف بالخطأ) أو مادي (إعادة سلعة، استرداد نقدي، الخ...). بعد التسوية و التعويض، إشرح الخطوات التي تنوي اتخاذها كي لا يتكرر هذا الموقف مرة ثانية.